# Importar dados Se a sua igreja já tem os seus registos numa folha de cálculo, o Importar dados permite trazê-los em vez de os escrever todos outra vez. Primeiro escolha **o que vai importar**: **Membros**, **Visitantes**, **Histórico de ofertas** ou **Grupos**. Cada um tem o seu modelo e as suas colunas; os passos são os mesmos para os quatro (veja "Visitantes, ofertas e grupos" mais abaixo). ## Antes de começar - **Use o seu ficheiro tal como está.** Funcionam ficheiros do Excel (`.xlsx`, `.xls`), LibreOffice (`.ods`) e CSV. As colunas podem ter qualquer nome e estar por qualquer ordem, e pode haver colunas a mais: no passo seguinte escolhe o que cada uma preenche. - **A começar do zero?** Clique em **Descarregar modelo** (Excel ou CSV). Tem as colunas certas, uma linha de exemplo e, na versão do Excel, uma folha de *Instruções* que diz o que escrever em cada coluna. Preencha-o e importe-o aqui. - **Primeiro os campos personalizados.** Se o seu ficheiro tem informação para a qual o HolyCRM não tem um campo (data de batismo, turma de membros…), crie um campo personalizado em **Definições → Campos personalizados** (app completa) antes de importar. Assim aparece na lista de colunas e no modelo. O ecrã de Importar dados mostra os campos personalizados que já tem. ## Os quatro passos ### 1. Enviar ficheiro Envie o ficheiro. Se um Excel tiver várias folhas com dados, escolha a que tem as suas pessoas. A primeira linha deve ser a dos cabeçalhos. Ficheiros com mais de **500 linhas** são recusados: divida um ficheiro maior e importe-o por partes. ### 2. Associar colunas Para cada coluna do seu ficheiro, escolha que campo do HolyCRM preenche — nome, apelido, e-mail, telefone, data de nascimento, estado, etiquetas, unidade, os seus campos personalizados e mais — ou **Não importar**. O HolyCRM sugere as associações a partir dos cabeçalhos, em português, espanhol ou inglês ("Apelido", "Apellido", "Telemóvel"…), e um modelo preenchido associa-se sozinho. Ao lado de cada coluna aparecem alguns dos seus valores, para confirmar o que há realmente nas células. **Nome** e **Apelido** são os únicos campos obrigatórios. ### 3. Pré-visualização Veja cada linha exatamente como vai ser guardada, com todas as colunas que associou. Cada linha mostra se está **Pronta**, pronta com um **aviso** (algo pequeno ficou em branco, como uma data ilegível; a linha é importada na mesma) ou tem um **erro** (falta o nome ou o apelido; a linha é ignorada). Com **Mostrar** vê só as linhas com avisos, com erros ou as pessoas que já estão no HolyCRM. ### 4. Importar As linhas são guardadas aos poucos, com uma contagem em tempo real. No fim vê quantas pessoas foram criadas, atualizadas e ignoradas, e o motivo do que tiver falhado. ## Pessoas que já estão no HolyCRM A pré-visualização compara cada linha com o seu registo de membros: - **A mesma pessoa** — o mesmo e-mail, o mesmo telefone (mesmo escrito de outra forma: `+351 912 345 678` e `912 345 678` coincidem) ou o mesmo nome e apelido (acentos e maiúsculas não contam). - **Possível correspondência** — um nome parecido: um erro de escrita ("Jonatan" / "Jonathan"), uma alcunha ("Zé" / "José", "Chico" / "Francisco"), um nome curto ("Bia" / "Beatriz", "Joãozinho" / "João") ou um de dois apelidos ("Maria Silva" / "Maria Silva Santos"). Para as linhas da **mesma pessoa**, escolhe uma vez o que acontece a todas: - **Ignorá-las** (o predefinido) — os registos existentes ficam como estão. - **Atualizar as pessoas existentes** — preenche as colunas do seu ficheiro. Células vazias nunca apagam nada, as etiquetas juntam-se às que a pessoa já tem e **o nome nunca muda**. - **Importá-las mesmo assim como pessoas novas.** As **possíveis correspondências** são importadas como pessoas novas, a não ser que escolha outra opção, porque um nome parecido pode ser outra pessoa. Além disso, cada linha com correspondência tem a sua própria opção na tabela — **Ignorar**, **Atualizar esta pessoa** ou **Importar como nova** —, para decidir uma a uma. Se a mesma pessoa aparece duas vezes no seu ficheiro, a segunda linha mostra um aviso ("Parece a linha 4"). As duas são importadas, por isso apague uma do ficheiro se for o caso. Para arrumar pessoas que já foram registadas duas vezes, use [Procurar duplicados](#/find-duplicates); o ecrã final tem um botão para o abrir. ## Bom saber - **As etiquetas são criadas automaticamente** se o nome de uma etiqueta do ficheiro ainda não existe. - **As unidades são procuradas pelo nome e nunca criadas.** Se uma unidade do ficheiro não coincide com uma que configurou, essa célula fica em branco, com um aviso. - **Datas:** uma célula de data do Excel é lida exatamente. Datas escritas como texto são lidas como dia-mês ou mês-dia o melhor possível, por isso confirme algumas datas de nascimento depois de importar. Um CSV guarda datas e números longos como a folha de cálculo os *mostrava* (`3/7/85`, `5,49E+12`), por isso, sempre que possível, envie o próprio Excel. - **Os campos personalizados** são lidos pelo seu tipo: um número, uma data, sim/não ou uma das opções de um campo de lista. Um valor que não encaixa fica em branco, com um aviso. - A condição de menor de idade é calculada com a data de nascimento e a idade-limite da sua igreja — veja [Membros](#/members). ## Visitantes, ofertas e grupos - **Visitantes** — nome (obrigatório), apelido, e-mail, telefone, WhatsApp, morada, primeira visita, como nos conheceu, etapa e notas. Os visitantes que já estão no HolyCRM são identificados como os membros. - **Histórico de ofertas** — uma oferta por linha: data e valor são obrigatórios. O **doador** é procurado entre os seus membros pelo e-mail ou pelo nome e apelido; se ninguém corresponder (ou duas pessoas tiverem esse nome), a oferta é registada sem doador e não aparece no extrato de ninguém. Os valores podem ser escritos `1500.00` ou `1.500,00`. Moeda em branco é a da sua igreja; outra moeda precisa de uma coluna de **taxa de câmbio**. Uma **categoria** que não exista é criada; em branco usa a sua primeira categoria de receita. As ofertas que já estão no HolyCRM (mesma data, valor, doador e referência) são assinaladas, por isso importar o mesmo ficheiro duas vezes não as conta duas vezes. - **Grupos** — nome (obrigatório), tipo, líder (procurado como o doador), dia e hora da reunião, onde se reúnem, anfitrião, descrição e estado. Um grupo com o mesmo nome de um que já tem pode ser ignorado ou atualizado. ## O que ainda não faz Importar mais de 500 linhas de uma vez, os membros de cada grupo, ou despesas.